El uso de la firma electrónica en Colombia se disparó por la COVID-19.

La firma electrónica es un conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante. Tiene la misma validez legal que la firma manuscrita, es más segura, permite evitar desplazamientos innecesarios y ahorra tiempo. Además, al realizar digitalmente los procesos, el almacenamiento no es físico, ahorrando costes de archivos, y su custodia en la nube permite consultar los datos desde cualquier dispositivo y en cualquier momento.

La digitalización de los procesos y el teletrabajo ha permitido a miles de empresas colombianas mantener su actividad y no desaparecer en la crisis social, económica y sanitaria provocada por la COVID-19. Tras casis un año desde el inicio de la pandemia, garantizar su futuro es la principal prioridad de todas las empresas y, dentro de este nuevo paradigma, la firma electrónica es una herramienta clave para la continuidad de las relaciones comerciales y del negocio.

El uso de la firma electrónica se ha disparado en estos últimos meses y ha permitido formalizar contratos y realizar todo tipo de trámites de manera no presencial durante los meses de confinamiento y de estado de alarma, asegurando la actividad y evitando posibles contagios.

“A través de la firma electrónica avanzada, Contralia automatiza todo el proceso de notificación y seguimiento, y se acumulan pruebas de todas las acciones que se realizan en los documentos intercambiados – comenta Alberto Redondo, CMO de SERES para Iberia y LATAM -. El servicio agiliza los procesos de contratación, proporciona trazabilidad del estado de la documentación, integra los datos con los sistemas internos de las empresas, y ofrece validez legal y garantía jurídica a nivel mundial”.

Para simplificar la adopción y uso de la firma electrónica, SERES creó Contralia, un servicio SaaS (Software as a Service) que ofrece a las organizaciones un entorno online para el envío, aceptación y firma de documentos contractuales, incluidos los documentos justificativos, que requieren de un consentimiento de forma manifiesta.

Principales usuarios y ventajas

Las aseguradoras, la banca, las utilities (Energía, Telco, Aguas…), los mediadores laborales y legales, recursos humanos y el sector inmobiliario son los principales usuarios de Contralia. Entre los beneficios de la solución de SERES destacan la reducción de costes, el aumento de la eficiencia (automatización), la seguridad (archivo y custodia en la nube), la mejora de la experiencia del cliente (contratación de cualquier servicio desde cualquier lugar y dispositivo), máxima trazabilidad (SERES actúa como tercero de confianza), control total por parte del usuario (la firma se genera desde los dispositivos del firmante, que posee, en exclusividad, el acceso a su cuenta y clave única) y la sostenibilidad (elimina el uso del papel).